De website van je vereniging zelf bijhouden in WordPress
Een verenigingswebsite is alleen zo goed als het laatste nieuwsbericht. In deze gids lees je hoe je de site in WordPress met meerdere vrijwilligers bijhoudt, hoe je nieuws en agenda plaatst, en hoe je de website overdraagt als het bestuur wisselt. Met een overdrachtslijst die je zo kunt overnemen.
Waarom zelf bijhouden lastig is bij een vereniging
Bij een bedrijf houdt meestal één persoon de website bij. Bij een vereniging zijn het er meer, en ze wisselen. De KNMO noemt nieuws "het meest lastige deel om te onderhouden" van een verenigingswebsite en waarschuwt voor de site met "het laatste nieuws dat vijf jaar oud is". Webbouwer Design Pixels zegt het zo: bij een vereniging beheert niet één webmaster de site, maar een heel bestuur.
Wat er meestal misgaat:
- alles hangt aan één vrijwilliger, en die stopt
- het domein of de hosting staat op naam van een oud-bestuurslid
- iedereen gebruikt hetzelfde wachtwoord, dat niemand meer durft te veranderen
- niemand weet welke plugins er draaien en wie de updates doet
Waarom WordPress voor een vereniging
WordPress is een systeem om websites mee te maken en te beheren. Voor een vereniging zijn twee dingen handig:
- Rollen. WordPress heeft vaste rollen met elk een eigen set rechten: beheerder, redacteur, auteur, medewerker en abonnee. Je hoeft dus niet iedereen alle sleutels te geven.
- Niet vast aan één bouwer. De site is van de vereniging en kan naar een andere hoster of webbouwer verhuizen. Design Pixels noemt dat ook als reden: "je zit nergens aan vast".
Wie doet wat: rollen voor je vrijwilligers
De WordPress-documentatie beschrijft per rol wat iemand mag. Vertaald naar een vereniging:
| Rol in WordPress | Wat iemand kan | Bij de vereniging |
|---|---|---|
| Beheerder | alles, ook plugins, thema en gebruikers | een of twee bestuursleden |
| Redacteur | alle berichten en pagina's bewerken en publiceren | secretaris of pr-commissie |
| Auteur | eigen berichten schrijven en publiceren | trainers, commissieleden, jeugdcoördinator |
| Medewerker | berichten schrijven, niet publiceren | iemand die een verslag aanlevert ter controle |
| Abonnee | alleen inloggen en lezen | leden, bij een ledenportaal |
Geef iedereen een eigen login. Een handleiding van een voetbalvereniging laat zien hoe het vaak gaat: daar mogen gebruikersnaam en wachtwoord "gedeeld worden binnen het team als er meerdere schrijvers zijn". Makkelijk, maar dan weet je niet wie wat deed en kun je één persoon niet de toegang ontnemen. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het juist als beveiligingsmaatregel: accounts aan één persoon koppelen, zodat niet meerdere mensen hetzelfde account gebruiken.
Nieuws plaatsen op de website van je vereniging, in vijf stappen
Zo gaat een nieuwsbericht in WordPress:
- Log in met je eigen account en ga naar Berichten, Nieuw bericht.
- Schrijf een titel en de tekst. Begin met het belangrijkste: wat, wanneer, waar. Een uitslag of verslag hoeft niet lang te zijn.
- Voeg een foto toe en stel die in als uitgelichte afbeelding, dan verschijnt hij op de home bij het bericht. Een alt-tekst helpt bij foto's met informatie, zoals een poster. Let op toestemming voor herkenbare leden; zie AVG voor verenigingen.
- Kies de categorie, bijvoorbeeld het team, de afdeling of "Bestuur".
- Publiceer, of sla op als concept als iemand anders het eerst moet lezen.
Een agendapunt werkt hetzelfde, met een datum erbij. Zet de agenda zo op dat afgelopen activiteiten vanzelf uit het overzicht gaan; Design Pixels noemt dat ook: wat geweest is, verdwijnt vanzelf, "niemand hoeft op te ruimen".
Afspraken die het bijhouden makkelijk maken
- Een vaste redacteur. Iemand die één keer per week kijkt of het nieuws actueel is. Niet om alles zelf te schrijven, wel om het in de gaten te houden.
- Facebook en de site samen. De KNMO stelt voor beide als verlengde van elkaar te zien: schrijf een bericht één keer en deel het op allebei.
- Kleine taken. Eén persoon voor wedstrijdverslagen, een ander voor de agenda. Tips om zulke taken te verdelen staan bij vrijwilligers werven.
- Een korte handleiding per rol. Design Pixels geeft er per rol een mee, omdat een secretaris iets anders moet weten dan een lid. Wij geven bij oplevering uitleg aan alle mensen die de site gaan bijhouden tegelijk, zodat het niet bij één persoon blijft.
Updates, back-ups en wie dat doet
WordPress, het thema en de plugins krijgen regelmatig updates, onder meer voor de beveiliging. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt software up-to-date houden en back-ups maken als technische beveiligingsmaatregelen. Spreek af wie dat doet: een beheerder in het bestuur, of de partij die de hosting levert. Webbouwer Sileonline wijst erop dat WordPress-sites "regelmatig het doelwit van aanvallers" zijn, en dat updaten daarom belangrijk is. Leg vast waar de back-ups staan en hoe je er een terugzet.
De website overdragen bij een bestuurswissel
Dit is het moment waarop het vaak misgaat. Een vertrekkende secretaris neemt de wachtwoorden mee, of het domein blijkt op zijn privénaam te staan. Met deze overdrachtslijst voorkom je dat. Bewaar hem bij de verenigingsstukken, niet in iemands mailbox.
Overdrachtslijst verenigingswebsite
- [ ] Domeinnaam: bij welke registrar, op naam van wie, wanneer verlengen. Hoort op naam van de vereniging te staan.
- [ ] Hosting: bij welke partij, op naam van wie, wie de factuur krijgt.
- [ ] Beheerdersaccounts: wie is beheerder in WordPress? Voeg het nieuwe bestuurslid toe als beheerder voordat je het oude account verwijdert.
- [ ] Overige accounts: verwijder of verlaag de rechten van vertrekkende vrijwilligers.
- [ ] Functie-mailadressen: secretaris@, penningmeester@. De KNMO wijst erop dat zulke adressen gelijk blijven als bestuurders vertrekken; alleen het doorstuuradres of wachtwoord verandert.
- [ ] Koppelingen: met welke ledenadministratie, nieuwsbriefdienst of betaalprovider is de site verbonden, en op welk account?
- [ ] Verwerkersovereenkomsten: met welke leveranciers zijn ze afgesloten? Zie ledenadministratie.
- [ ] Updates en back-ups: wie doet het en waar staan ze?
- [ ] Toestemmingen: waar staat bij wie er toestemming is voor foto's?
- [ ] KVK: een vertrekkende bestuurder geef je volgens de KVK binnen acht dagen door; zolang die nog in het Handelsregister staat, is hij aansprakelijk voor schulden. Geen onderdeel van de website, wel van dezelfde overdracht.
Wanneer je het beter laat doen
Zelf bijhouden is de bedoeling, maar sommige dingen besteed je liever uit: een nieuwe pagina-indeling, een koppeling met de ledenadministratie, een nieuw onderdeel als een ledenportaal, of een site die zo verouderd is dat bijwerken niet meer lukt. Wij bouwen verenigingswebsites in WordPress tegen een vaste prijs vanaf € 599, met rollen voor je vrijwilligers en een overdrachtslijst erbij. Daarna kan je vereniging de site zonder ons verder. Zie website voor je vereniging.
Bronnen: knmo.nl (nieuws); designpixels.nl; wordpress.org (rollen Super Admin); vvnieuwerkerk.nl (handleiding berichten plaatsen); autoriteitpersoonsgegevens.nl; sileonline.nl (WordPress-sites); kvk.nl (vertrek bestuurder binnen acht dagen doorgeven) (geraadpleegd 31-10-2026).
Veelgestelde vragen over de website zelf bijhouden
Staat je vraag er niet bij? Bel of app 06 - 23 00 78 38, je krijgt binnen één werkdag antwoord.
Kunnen we de website van onze vereniging zelf bijhouden?
Ja, als de site daarop is ingericht: een systeem als WordPress, een eigen login per vrijwilliger met de juiste rol, en een korte uitleg voor iedereen die erin werkt. Spreek af wie het nieuws in de gaten houdt en wie de updates doet.
Welke WordPress-rol geef je een vrijwilliger?
Iemand die alleen eigen berichten schrijft, wordt auteur. Wie ook andermans berichten moet kunnen aanpassen, redacteur. De beheerdersrol houd je bij een of twee bestuursleden, omdat die ook plugins en gebruikers kan wijzigen.
Mogen meerdere mensen één login delen?
Het kan technisch, maar het is af te raden. Je weet niet meer wie wat deed en kunt één persoon niet de toegang ontnemen. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt accounts aan één persoon koppelen als beveiligingsmaatregel.
Hoe plaats ik nieuws op de website van de vereniging?
Log in, ga naar Berichten, Nieuw bericht, schrijf titel en tekst, voeg een foto toe als uitgelichte afbeelding, kies de categorie en publiceer. Een agendapunt werkt hetzelfde, met een datum.
Wat moet er gebeuren als het bestuur wisselt?
Loop de overdrachtslijst op deze pagina langs: domein en hosting op naam van de vereniging, beheerdersrechten naar het nieuwe bestuur, accounts van vertrekkers opruimen, functie-mailadressen houden. Geef de wijziging in het bestuur binnen acht dagen door aan de KVK.
Wat als onze webmaster ermee stopt?
Dan merk je of de site op één persoon leunde. Met een eigen login per vrijwilliger, een tweede beheerder in het bestuur en de overdrachtslijst kan iemand anders het oppakken. Is dat niet zo geregeld, maak het dan in orde voordat de webmaster vertrekt.
Wie doet de updates van WordPress?
Spreek dat af: een beheerder in het bestuur of de hostingpartij. Updates en back-ups noemt de Autoriteit Persoonsgegevens als beveiligingsmaatregelen, en WordPress-sites zijn regelmatig doelwit van aanvallers.
Een verenigingswebsite die je bestuur zelf bijhoudt
WordPress op het domein van de vereniging, eigen logins voor je vrijwilligers en een overdrachtslijst erbij. Vaste prijs vanaf € 599, binnen één werkdag een offerte.