Lid-worden-formulier voor je verenigingswebsite
Het lid-worden-formulier is de voordeur van je vereniging. Een nieuw lid, of bij de jeugd een ouder, schrijft zich online in, geeft toestemming waar dat nodig is en machtigt eventueel voor de contributie. Bij ons zit dat formulier in elk pakket vanaf € 599 en gaat de aanmelding naar de ledenadministratie, per mail of met een koppeling direct in je ledensoftware.
Wat er in een aanmeldformulier voor een vereniging hoort
Vraag niet meer dan nodig. De KVK schrijft in zijn uitleg over de AVG voor verenigingen: "Informatie die niet noodzakelijk is voor het lidmaatschap, mag je niet vastleggen." Voor de meeste verenigingen komt het formulier daarmee op:
Altijd
- voor- en achternaam
- geboortedatum (voor de contributiecategorie en de leeftijdsgroep)
- adres, e-mailadres en telefoonnummer
- het soort lidmaatschap: bijvoorbeeld jeugd, senior, recreant, donateur, ondersteunend lid
- akkoord met statuten en huishoudelijk reglement, met een link naar beide
Als het van toepassing is
- bij een minderjarig lid: naam en contactgegevens van een ouder of verzorger
- bij incasso: IBAN, naam van de rekeninghouder en de machtiging
- bij sport: of iemand eerder bij een andere club speelde
- bij muziek: welk instrument, en of iemand al les heeft
Los te vragen, nooit verplicht
- toestemming voor foto's op website en social media
- interesse in vrijwilligerswerk
- of het lid of een ouder interesse heeft om te sponsoren; dat raadt SponsorVisie aan in zijn adviezen over sponsorwerving
Uitslagen
- za 24 okt · 15:00De Wiekslag 1 - De Kraaienhorst 118 - 14
- wo 28 okt · 19:00De Wiekslag U15-1 - Molenbuurt U15-29 - 9
Programma
- za 7 nov · 15:00Zandhoek 1 - De Wiekslag 115:00
- za 7 nov · 09:30De Wiekslag U10-1 - Waterwijk U10-309:30
- Nieuwe trainingstijden voor de jeugdVanaf november trainen de U12 en U15 op dinsdag en donderdag om 18.00 uur in de sporthal.
- Vrijwilligers gezocht voor de kantineEen dienst duurt drie uur. Inschrijven doe je op de ledenpagina.
- Uitnodiging algemene ledenvergaderingDonderdag 19 november, 20.00 uur in de kantine. De stukken staan in het ledenportaal.
De ledenadministratie stuurt je een bevestiging.
Ontwerpvoorbeeld van een fictieve club
Zo werkt lid worden op de site
Vul in het tabblad Lid worden een naam, een geboortejaar en het soort lidmaatschap in en druk op Aanmelden. De nieuwe aanmelding krijgt meteen te zien dat die binnen is.
Dit is een ontwerpvoorbeeld van een fictieve club: er wordt niets verstuurd. Op de site van je vereniging gaat de aanmelding naar de ledenadministratie.
Toestemming goed vragen
Voor foto's en voor elk ander doel buiten het lidmaatschap heb je toestemming nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt eisen: toestemming moet vrij, ondubbelzinnig, geïnformeerd en specifiek zijn. Voor het formulier betekent dat:
- Geen vooraf aangevinkte vakjes. Dat noemt de AP letterlijk als iets wat niet mag.
- Per doel een eigen vraag. Foto's op de website is een ander doel dan de nieuwsbrief.
- Lidmaatschap niet afhankelijk maken van ja. Wie geen foto's wil, kan gewoon lid worden.
- Onder de 16 tekent een ouder. Kinderen jonger dan 16 kunnen volgens de AP zelf geen geldige toestemming geven. Kinderen vanaf 12 jaar mogen volgens de AP wel zelf hun toestemming intrekken; die tekst heeft de AP in september 2026 aangepast.
- Intrekken moet even makkelijk zijn als geven. We zetten een link in de bevestigingsmail.
Hoe dat verder zit met foto's en je privacyverklaring, staat in de gids AVG voor verenigingen.
Contributie innen: incasso, iDEAL of factuur
Het formulier kan meteen de betaling regelen. Drie gangbare routes:
Automatische incasso via je eigen bank
Volgens het stappenplan van Goede Doelen Nederland sluit je eerst een incassocontract af met je eigen bank, en pas daarna mag je machtigingen verzamelen. De bank geeft je een incassant-ID. De machtiging mag je zelf ontwerpen, maar moet aan eisen voldoen, en leden hebben tot 8 weken na afschrijving het recht om een incasso terug te boeken. In het formulier zetten we de machtigingstekst en een vinkje dat het lid zelf aanzet.
Incasso of iDEAL via verenigingssoftware
Pakketten als ClubCollect, Congressus en NexWare innen de contributie voor je. ClubCollect noemt in het Standaard-pakket € 0,25 per iDEAL-betaling of incasso en € 0,82 per stornering. Je koppelt het formulier dan aan dat pakket.
Een betaalverzoek of betaallink
Na de aanmelding krijgt het nieuwe lid een iDEAL-link. Betaalprovider Mollie noemt op zijn prijspagina € 0,32 per iDEAL-betaling en € 0,35 per SEPA-incasso.
Welke route past, hangt af van hoe vaak je int. Eén keer per jaar is een betaalverzoek vaak genoeg; maandelijks innen gaat makkelijker met incasso. Een betaalkoppeling in het formulier zelf is een module (€ 400) of zit in het Bond-pakket.
Waar de aanmelding terechtkomt
Een formulier dat in iemands privémailbox eindigt, raakt kwijt zodra die persoon stopt. Daarom:
- In elk pakket: de aanmelding gaat naar een functie-adres zoals ledenadministratie@ en, als je wilt, als bericht naar WhatsApp. De velden staan in een vaste volgorde, zodat overtypen snel gaat. Het nieuwe lid krijgt een bevestigingsmail met wat er nu gebeurt.
- Met een koppeling: de aanmelding landt direct in je ledenadministratie. ClubCollect levert een inschrijfformulier dat je met HTML-code in je site zet; Conscribo noemt een websitekoppeling en API; LDA software en Congressus hebben een aanmeldformulier dat in hun eigen ledenlijst landt. Een koppeling bouwen we voor € 400 of in het Bond-pakket. Heb je een ledenportaal, dan kan een geaccepteerd lid meteen een account krijgen.
Hoe de pakketten zich verhouden en wat ze kosten, staat bij ledenadministratie.
Proefles, proeftraining en wachtlijst
Niet iedereen wil meteen lid worden. Vaak werkt een tweede, korter formulier beter:
- Proeftraining of proefles aanvragen: naam, leeftijd, contact en een voorkeursmoment. Het gaat naar de trainer of de opleidingscommissie.
- Wachtlijst: bij een vol team of een volle cursus, met de vraag of iemand ook op een andere avond kan.
- Vrijwilliger worden: voor wie wil helpen zonder te spelen. Zie vrijwilligers werven.
De KNMO raadt muziekverenigingen aan om op de site uit te leggen hoe het traject van aanmelden tot meespelen verloopt. Dat geldt voor elke vereniging: zet onder het formulier wat er na de aanmelding gebeurt en wanneer iemand iets hoort.
Spam en veiligheid
Een open formulier trekt spam. We gebruiken een onzichtbare spamcontrole in plaats van een lastige puzzel; de KNMO raadt bij aanmelden ook een extra beveiligingsstap aan. De site draait op SSL, zodat gegevens versleuteld worden verstuurd, en aanmeldingen worden niet langer op de server bewaard dan nodig.
Bronnen: kvk.nl; autoriteitpersoonsgegevens.nl (eisen vrijelijk); goededoelennederland.nl (eerst incassocontract met eigen bank); clubcollect.com (Standaard); clubcollect.com (formulier via link of HTML-code op de eigen website); mollie.com; conscribo.nl (online inschrijfformulier); ldasoftware.nl; congressus.nl (online lid worden); clubbase.sport.nl; knmo.nl (traject van aanmelden tot meespelen op de site) (geraadpleegd 31-10-2026).
Veelgestelde vragen over het lid worden formulier
Staat je vraag er niet bij? Bel of app 06 - 23 00 78 38, je krijgt binnen één werkdag antwoord.
Kunnen nieuwe leden zich online inschrijven bij onze vereniging?
Ja. Het lid-worden-formulier zit in elk pakket, ook in Club van € 599. Nieuwe leden schrijven zich in, kiezen hun lidmaatschap en geven toestemming waar dat nodig is. De aanmelding gaat naar je ledenadministratie.
Mogen we de contributie via het formulier laten machtigen?
Ja, als de vereniging een incassocontract met de bank heeft. Pas daarna mag je machtigingen verzamelen, volgens het stappenplan van Goede Doelen Nederland. Het lid zet zelf het vinkje voor de machtiging; leden kunnen een incasso tot 8 weken na afschrijving terugboeken.
Kan een ouder een kind aanmelden?
Ja. Bij een lid onder de 18 vragen we de gegevens van een ouder of verzorger. Voor toestemming, bijvoorbeeld voor foto's, moet bij kinderen onder de 16 een ouder of verzorger tekenen, schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens.
Komt de aanmelding automatisch in onze ledenadministratie?
In elk pakket komt de aanmelding binnen op het mailadres van de ledenadministratie. Met een koppeling van € 400, of in het Bond-pakket, landt hij direct in je software als die een koppeling of eigen formulier biedt.
Kunnen we vragen of nieuwe leden willen helpen als vrijwilliger?
Ja, als losse, niet verplichte vraag. Veel verenigingen vinden zo hun eerste vrijwilligers. Dezelfde vraag kan over sponsoring gaan, zoals SponsorVisie aanraadt.
Moet het lid akkoord gaan met de statuten?
Dat is gebruikelijk. We zetten een link naar statuten en huishoudelijk reglement bij het formulier en vragen om akkoord. Wat er in je statuten staat over lid worden, bepaalt je vereniging zelf.
Wat kost een lid-worden-formulier op onze website?
Het formulier zelf zit in elk pakket, vanaf € 599. Een koppeling met je ledenadministratie of een betaalkoppeling is een module van € 400, of zit in het Bond-pakket van € 1.199. Alles excl. btw.
Een lid-worden-formulier dat bij de juiste persoon aankomt
Vertel welke lidmaatschappen je hebt, hoe je de contributie int en met welke ledenadministratie je werkt. Binnen één werkdag krijg je een vaste prijs.