Ledenadministratie voor je vereniging: software en prijzen vergeleken
Elke vereniging houdt een ledenadministratie bij, of het nu een Excel-bestand bij de secretaris is of verenigingssoftware in de cloud. Op deze pagina zetten we acht pakketten naast elkaar met de prijzen zoals ze op 31-10-2026 op hun sites stonden, laten we zien welke een koppeling met je website hebben en rekenen we uit wat het voor een vereniging van 150 leden kost. Wij verkopen geen van deze pakketten; we bouwen websites die erop aansluiten.
Wat is een ledenadministratie en wat moet erin?
De KVK schrijft dat een vereniging een administratie moet bijhouden en die zeven jaar moet bewaren. Een deel daarvan is de ledenadministratie, "waarin je de persoons- en contributiegegevens van de leden bewaart". Daarnaast is er een financieel overzicht of jaarverslag dat de penningmeester in de ALV bespreekt.
In de praktijk staat in een ledenadministratie:
- naam, adres, geboortedatum en contactgegevens van elk lid
- het soort lidmaatschap en de datum van aanmelding en opzegging
- de contributie en of die betaald is
- bij incasso: de machtiging en het IBAN
- bij sportclubs vaak het bondsnummer, bij jeugdleden de gegevens van een ouder
De AVG zegt daarbij: verzamel niet meer dan nodig. De KVK: "Informatie die niet noodzakelijk is voor het lidmaatschap, mag je niet vastleggen." Meer daarover in de gids AVG voor verenigingen.
Excel of ledenadministratie software?
Excel is gratis en voor een kleine vereniging soms genoeg. Leveranciers van software noemen de nadelen, en die zijn herkenbaar: het bestand staat op één laptop, één persoon weet hoe het werkt, en contributie innen blijft handwerk. Membro, zelf een aanbieder, noemt als risico van gratis oplossingen dat er "vaak slechts één persoon verantwoordelijk en bekend met het systeem" is.
Software wordt interessant als:
- meer dan één bestuurslid in de administratie moet kunnen werken
- je de contributie per incasso of iDEAL wilt innen, met herinneringen
- leden zelf hun adres en telefoonnummer moeten kunnen wijzigen
- aanmeldingen van de website rechtstreeks in de ledenlijst moeten komen
- de administratie makkelijk over te dragen moet zijn aan een opvolger
Acht pakketten voor ledenadministratie vergeleken
Prijzen zoals vermeld op de sites van de leveranciers op 31-10-2026. Bedragen excl. btw tenzij anders vermeld. Prijzen veranderen; kijk altijd op de actuele prijspagina.
| Pakket | Prijsmodel | Prijs zoals vermeld | Website of koppeling |
|---|---|---|---|
| Conscribo | vast per maand | Lite € 12,95 per maand; Conscribo € 21,95 per maand (excl. btw). Lite tot 250 leden, Conscribo tot 600 (uitbreidbaar) | Online inschrijfformulier, ledenplatform om eigen gegevens te wijzigen, onderdeel "Websitekoppeling en API" |
| Congressus | basis plus per lid | Start € 29 + € 0,10 per lid per maand; Plus € 44 + € 0,10; Pro € 54 + € 0,10; Enterprise € 124 + € 0,10 (excl. 21% btw) | Eigen verenigingswebsite in het pakket, online lid worden, API |
| ClubCollect | per persoon per maand | Standaard € 0,14; Plus vanaf € 0,23; All-in vanaf € 0,55; module Ledenadministratie € 0,07; Ledenportaal € 0,08; Club (formulieren) 3 maanden gratis, daarna € 10 per maand (excl. btw) | Inschrijfformulier via link of HTML-code op je eigen website |
| e-Captain | per jaar, naar aantal relaties | vanaf € 365 per jaar (0 tot 300 actieve relaties); € 465 (300 tot 400); € 565 (400 tot 500) | Websitebeheer is een van de acht basismodules |
| NexWare | vast per maand | Basis € 19; Vereniging € 39; Compleet € 59 per maand (excl. btw) | "Website-integratie" genoemd bij integraties |
| LDA software | vast per maand, geen kosten per lid | Start € 29; Bond € 59; Compleet € 89 per maand; website € 19 per maand (excl. btw) | Eigen websitebouwer met formulieren die in de ledenlijst landen |
| AllUnited | pakket samenstellen | geen prijs op de site | Eigen clubwebsite, ClubApp |
| Sportlink | via de sportbond | geen prijs op de site | Data voor wedstrijdprogramma's via API (zie sportvereniging) |
Niet in de tabel maar wel genoemd in vergelijkingen: Membro (prijs hangt af van het aantal leden, "Per jaar betalen geeft 2 maanden korting" volgens de omschrijving van de prijspagina) en voor tennisclubs KNLTB.Club, het systeem van de tennisbond.
Rekenvoorbeeld: een vereniging met 150 leden
Wat kost het per maand voor een vereniging met 150 leden? Alleen de vaste bedragen uit de tabel, excl. btw, zonder transactiekosten.
| Pakket | Berekening | Per maand |
|---|---|---|
| Conscribo Lite | vast bedrag, tot 250 leden | € 12,95 |
| Conscribo | vast bedrag, tot 600 leden | € 21,95 |
| Congressus Start | € 29 + 150 × € 0,10 | € 44,00 |
| ClubCollect Standaard plus module Ledenadministratie | 150 × (€ 0,14 + € 0,07) | € 31,50 |
| e-Captain | € 365 per jaar / 12 (tot 300 relaties) | ongeveer € 30,42 |
| NexWare Basis | vast bedrag | € 19,00 |
| LDA software Start | vast bedrag | € 29,00 |
Twee kanttekeningen. Congressus rekent de € 0,10 alleen voor leden die op de website kunnen inloggen, volgens hun tarievenpagina. En bij pakketten die contributie innen komen transactiekosten erbij: ClubCollect noemt € 0,25 per iDEAL-betaling of incasso in het Standaard-pakket en € 0,82 per stornering.
Waar je op let bij het kiezen
- Wie moet erin werken? Conscribo noemt een onbeperkt aantal gebruikers met eigen rechten. Vraag het bij elk pakket na, want bij een vereniging werken penningmeester, secretaris en ledenadministrateur er vaak tegelijk in.
- Hoe int je de contributie? Eén keer per jaar een betaalverzoek of maandelijkse incasso? ClubCollect maakt in zijn pakketten precies dat onderscheid. Voor incasso heb je een incassocontract met je bank nodig; zie lid-worden-formulier.
- Wil je de website erbij? Congressus, e-Captain, LDA en AllUnited hebben een eigen website. Handig als één systeem, maar je werkt dan in hun sjablonen. Wil je een eigen WordPress-site, kies dan een pakket met een inschrijfformulier dat je op je site zet of met een API.
- Hoe makkelijk draag je het over? Een online systeem met eigen inloggegevens per bestuurslid is beter over te dragen dan een bestand op één laptop. ClubCollect noemt het "eenvoudig over te dragen aan een opvolger".
- Is er een verwerkersovereenkomst? De leverancier verwerkt persoonsgegevens voor de vereniging. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn beide partijen dan verplicht een verwerkersovereenkomst te hebben.
- Werkt je bond al met een systeem? Sommige sportbonden leveren een eigen administratie, zoals de KNLTB met KNLTB.Club. Dubbel werk voorkomen gaat dan voor.
Welk pakket past bij welke vereniging?
Er is geen beste pakket voor iedereen. Op basis van de prijsmodellen en functies uit de tabel:
- Kleine vereniging, één penningmeester, contributie één keer per jaar. Een vast maandbedrag zonder kosten per lid is overzichtelijk. Conscribo Lite (tot 250 leden) en NexWare Basis zitten met € 12,95 en € 19 per maand het laagst in onze vergelijking. Een betaalverzoek per jaar is dan vaak genoeg.
- Sportclub met maandelijkse contributie en veel jeugd. Dan telt de inning: herinneringen, stornering, termijnen. ClubCollect richt zijn pakketten daarop in, met een prijs per persoon. Check wel of je bond al een systeem levert, zodat je niet dubbel administreert.
- Vereniging met veel activiteiten en kaartverkoop. Pakketten die leden en tickets in één systeem hebben, zoals Congressus (QR-tickets) en NexWare (ticketing vanaf het Vereniging-pakket), voorkomen dat je twee lijsten bijhoudt.
- Vereniging die website en administratie in één wil. Congressus, e-Captain, LDA software en AllUnited leveren de website erbij. Je werkt dan in hun sjablonen, maar hebt één inlog.
- Vereniging die een eigen website wil en de administratie apart. Kies een pakket met een inschrijfformulier dat je op elke site kunt zetten of met een API, en laat het lid-worden-formulier daarop aansluiten. Dat is de route die wij bouwen.
Twijfel je, vraag dan bij twee of drie leveranciers een proefperiode aan. e-Captain noemt zes weken gratis uitproberen, Congressus een proef van 30 dagen. Laat tijdens die proef de penningmeester en de ledenadministrateur er allebei in werken; zij merken het snelst wat ontbreekt.
Ledenadministratie koppelen aan je website
Op de website begint het lidmaatschap: iemand vult het lid-worden-formulier in. Zonder koppeling komt die aanmelding als mail binnen en typt de ledenadministrateur de gegevens over. Met een koppeling landt de aanmelding direct in het pakket. Er zijn drie manieren:
- Het formulier van de software op je site. ClubCollect geeft "automatisch gegenereerde HTML-code" waarmee het inschrijfformulier in een pagina komt. Het formulier ziet er dan uit als dat van de leverancier.
- Ons eigen formulier met een koppeling. Het formulier is in de stijl van je site en stuurt de gegevens via de API van de software door. Dat kan bij pakketten die een API of websitekoppeling aanbieden, zoals Conscribo en Congressus noemen.
- Een mail met vaste opbouw. Is er geen koppeling, dan sturen we de aanmelding als nette mail met alle velden in een vaste volgorde, zodat overtypen snel gaat. Dat zit in elk pakket.
Een koppeling bouwen we als losse module voor € 400, of hij zit in het Bond-pakket van € 1.199. Wil je dat leden ook inloggen om hun gegevens te wijzigen, kijk dan bij ledenportaal.
Overstappen van Excel naar software
Een overstap gaat meestal in vier stappen:
- Ruim de lijst op. Oud-leden eruit, dubbele regels weg, en alleen de velden houden die je echt nodig hebt.
- Kies het pakket en vraag naar de import. ClubCollect noemt een gratis overstapservice; LDA noemt "Hulp bij het importeren van je ledenlijst" vanaf het Bond-pakket.
- Sluit de verwerkersovereenkomst af en spreek af wie welke rechten krijgt.
- Pas de website aan. Het lid-worden-formulier gaat voortaan naar het nieuwe systeem.
Bronnen: kvk.nl (administratie zeven jaar bewaren); kvk.nl; conscribo.nl; conscribo.nl; congressus.nl; congressus.nl (online lid worden); clubcollect.com; clubcollect.com; clubcollect.com (gratis overstapservice); e-captain.nl; nexware.nl; nexware.nl (integraties); ldasoftware.nl; allunited.nl (clubwebsite); sportlink.com (geen prijs op de site); membro.nl (omschrijving); membro.nl (risico gratis oplossingen); autoriteitpersoonsgegevens.nl (verwerkersovereenkomst verplicht); knltb.nl (KNLTB.Club als ledenadministratiesysteem) (geraadpleegd 31-10-2026).
Veelgestelde vragen over de ledenadministratie
Staat je vraag er niet bij? Bel of app 06 - 23 00 78 38, je krijgt binnen één werkdag antwoord.
Wat kost ledenadministratie software voor een vereniging?
In ons rekenvoorbeeld voor een vereniging van 150 leden liep het vaste bedrag uiteen van € 12,95 tot € 44 per maand, met de prijzen van 31-10-2026. Grotere pakketten kosten meer. Conscribo Lite begint bij € 12,95 per maand, Congressus bij € 29 plus € 0,10 per lid, e-Captain bij € 365 per jaar. Bij contributie-inning komen transactiekosten erbij.
Kan een vereniging de ledenadministratie in Excel bijhouden?
Ja, dat mag. Let wel op beveiliging en op wie er toegang heeft, want een ledenlijst bevat persoonsgegevens. Het grootste risico is praktisch: als de ene persoon die het bestand beheert stopt, weet niemand meer hoe het zit.
Welke ledenadministratie heeft een koppeling met de website?
Congressus, e-Captain, LDA software en AllUnited hebben een eigen website in hun systeem. ClubCollect levert een inschrijfformulier dat je met HTML-code op je eigen site zet. Conscribo noemt een websitekoppeling en API. Welke route voor jouw site het handigst is, bekijken we bij de aanvraag.
Moeten we een verwerkersovereenkomst met de softwareleverancier sluiten?
Ja. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is een verwerkersovereenkomst verplicht als een andere partij persoonsgegevens voor jou verwerkt, en zijn beide partijen in overtreding als die ontbreekt. De meeste leveranciers hebben er een klaarliggen.
Hoe lang moeten we de ledenadministratie bewaren?
De KVK schrijft dat een vereniging haar administratie zeven jaar moet bewaren, en de ledenadministratie hoort daarbij. Gegevens van oud-leden die je niet meer nodig hebt voor die bewaarplicht, ruim je op.
Wat is het verschil tussen ledenadministratie en verenigingssoftware?
Ledenadministratie is de ledenlijst met contributie. Verenigingssoftware is vaak breder: boekhouding, facturatie, evenementen, tickets en soms een website. Conscribo combineert bijvoorbeeld boekhouding en ledenadministratie, Congressus ook communicatie en een website.
Kunnen leden hun eigen gegevens wijzigen?
Bij de meeste pakketten wel. Conscribo noemt een platform waarop leden hun eigen gegevens wijzigen, ClubCollect een ledenportaal voor € 0,08 per persoon per maand. Wil je dat vanaf je eigen website, lees dan ledenportaal.
Werkt dit ook met de administratie van onze sportbond?
Gebruikt je bond Sportlink of een eigen systeem, dan blijft dat meestal de bron. De website toont dan bijvoorbeeld het wedstrijdprogramma en het lid-worden-formulier stuurt aanmeldingen door naar wie ze in het bondssysteem zet.
Een website die aansluit op je ledenadministratie
Vertel welk pakket je gebruikt of overweegt. Binnen één werkdag krijg je een vaste prijs voor een website met een lid-worden-formulier dat daarop aansluit.