Ledenportaal: een besloten ledenpagina op je eigen verenigingswebsite
Notulen van de ALV, het rooster van de bardiensten, de jaarstukken en de nieuwsbrief van het bestuur: dat hoort bij je leden, niet op de openbare site. Met een ledenportaal loggen leden in op de website van de vereniging en zien ze wat voor hen bedoeld is. Wij bouwen het als module van € 400 op elke site, en in het Bond-pakket van € 1.199 zit het erbij.
Wat is een ledenportaal?
Een ledenportaal is het deel van je verenigingswebsite waar je alleen komt na inloggen. De KNMO beschrijft het in zijn kennisbank zo: "Leden loggen in met gebruikersnaam en wachtwoord. Die aanmelding geeft dan toegang tot afgeschermde pagina's op de site." Facebook kan een besloten groep, maar daar ben je volgens de KNMO "niet zo flexibel met het plaatsen van documenten als op een website".
Er zijn twee soorten:
- Een besloten deel van de website. Pagina's en documenten die alleen ingelogde leden zien. Dat bouwen wij in WordPress.
- Het ledenportaal van je ledenadministratie. Veel verenigingssoftware heeft een eigen omgeving waarin leden hun gegevens wijzigen en facturen zien. ClubCollect rekent daar € 0,08 per persoon per maand voor, bij LDA software zit het vanaf het Bond-pakket van € 59 per maand in de prijs, bij NexWare in Compleet van € 59 per maand.
Die twee kunnen naast elkaar bestaan. Op de website lees je de notulen; voor je adreswijziging of contributie klik je door naar het portaal van de software.
Wat zet je in een ledenportaal?
- Verenigingsstukken. Notulen van de ALV, het jaarverslag, de begroting, statuten en huishoudelijk reglement.
- Roosters. Bardiensten, schoonmaak, rijschema's, wie de kantine sluit.
- Interne berichten. Nieuws dat alleen voor leden is, zoals een oproep voor de kascommissie.
- Foto's van activiteiten. Een fotoalbum dat alleen leden zien is minder openbaar dan de homepage. Toestemming van wie herkenbaar in beeld is blijft nodig; zie AVG voor verenigingen.
- Documenten per groep. Bladmuziek voor het orkest, oefenschema's voor een team, draaiboeken voor een commissie.
- Bestuursdeel. Een extra niveau dat alleen bestuursleden zien.
Wat er níet zomaar in hoort: de complete ledenlijst. De KVK schrijft dat een vereniging een ledenlijst niet zomaar aan leden mag sturen; delen mag alleen met toestemming en dan alleen de gegevens die nodig zijn. Een smoelenboek of teamlijst kan dus wel, als de leden daar ja tegen hebben gezegd.
Niveaus en rechten
De KNMO noemt het: bij toegang verlenen kun je meestal verschillende niveaus aangeven, en elk niveau koppel je aan bepaalde pagina's. In WordPress werken we met rollen en groepen:
| Niveau | Ziet | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Bezoeker | alle openbare pagina's | ouders die rondkijken, sponsoren |
| Lid | ledenpagina's, eigen groep, documenten | spelers, muzikanten, koorleden |
| Commissie of team | documenten van die groep | jeugdcommissie, slagwerkgroep |
| Bestuur | bestuursstukken | voorzitter, secretaris, penningmeester |
| Beheerder | alles, plus instellingen | een of twee bestuursleden |
Dat sluit aan bij wat de Autoriteit Persoonsgegevens als beveiligingsmaatregel noemt: autorisatie (wie heeft toegang tot wat), accounts aan één persoon koppelen, en minder mensen toegang geven tot persoonsgegevens.
Hoe komen leden aan een account?
Er zijn drie gangbare manieren:
- Uitnodigen. De ledenadministratie maakt de accounts aan en elk lid krijgt een mail om een eigen wachtwoord te kiezen. Zo heb je de meeste controle.
- Zelf aanmelden met goedkeuring. Een lid registreert zich en de beheerder krijgt een bericht. De KNMO beschrijft het zo: "Vervolgens kan deze beslissen of iemand wordt toegelaten of niet." Gebruik daarbij een extra beveiligingsstap tegen spam, raadt de KNMO aan.
- Account bij het lid worden. Wie het lid-worden-formulier invult en wordt geaccepteerd, krijgt meteen een account. Dat koppelen we aan het lid-worden-formulier.
Bij opzegging gaat het account dicht. Dat zetten we in de overdrachtslijst, zodat ook een nieuwe ledenadministrateur weet dat het moet.
Ledenportaal en je ledenadministratie
Het ledenportaal op de website en je ledenadministratie zijn twee systemen. Twee manieren om ze bij elkaar te houden:
- Los, met een vaste afspraak. Accounts worden handmatig aangemaakt en verwijderd door de ledenadministrateur. Voor een vereniging van een paar honderd leden goed te doen.
- Gekoppeld. Bij pakketten met een API of websitekoppeling kan de website controleren of iemand lid is. Congressus rekent zijn prijs per lid zelfs alleen voor "leden die ook login mogelijkheid krijgen op de website". Welke pakketten wat kunnen, staat bij ledenadministratie.
Wat kost een ledenportaal?
- Als module bij Club of Vereniging: € 400 eenmalig, excl. btw.
- In het Bond-pakket: inbegrepen in € 1.199, als de koppeling of module naar keuze.
- Hosting: blijft ongeveer € 10 per maand.
Er komt bij ons geen bedrag per lid bij. Ter vergelijking: een ledenportaal van verenigingssoftware wordt vaak per lid of in een duurder pakket afgerekend, zoals ClubCollect met € 0,08 per persoon per maand. Bij 200 leden is dat € 16 per maand, ofwel € 192 per jaar excl. btw. Het overzicht van alle pakketten staat op de kostenpagina.
Veilig inloggen
Een ledenportaal bevat persoonsgegevens en interne stukken. Wat we standaard doen:
- SSL op de hele site, zodat inloggegevens versleuteld gaan
- elk account aan één persoon, geen gedeeld clubwachtwoord
- alleen de beheerders kunnen plugins en instellingen wijzigen
- WordPress en plugins worden bijgewerkt; de AP noemt software up-to-date houden en back-ups als technische maatregelen
Bronnen: knmo.nl (besloten ledengedeelte); clubcollect.com; clubcollect.com (leden wijzigen gegevens); ldasoftware.nl; nexware.nl; congressus.nl (prijs per lid alleen voor); conscribo.nl (platform voor leden om eigen gegevens te wijzigen); kvk.nl (ledenlijst niet zomaar delen); autoriteitpersoonsgegevens.nl (autorisatie) (geraadpleegd 31-10-2026).
Veelgestelde vragen over het ledenportaal
Staat je vraag er niet bij? Bel of app 06 - 23 00 78 38, je krijgt binnen één werkdag antwoord.
Wat is het verschil tussen een ledenportaal en een besloten Facebook-groep?
Een Facebook-groep is handig voor snelle berichten, maar documenten terugvinden is lastig en je leden moeten een Facebook-account hebben. Op een ledenportaal staan notulen, roosters en stukken geordend, en het is van de vereniging zelf. Je kunt ze ook naast elkaar gebruiken.
Wat kost een ledenportaal op onze website?
Bij ons € 400 eenmalig als module bij Club of Vereniging, of inbegrepen in het Bond-pakket van € 1.199. Alles excl. btw. Er zijn geen kosten per lid.
Kunnen leden hun eigen adres of telefoonnummer wijzigen?
In het ledenportaal van je ledenadministratie meestal wel; Conscribo en ClubCollect noemen dat bijvoorbeeld. Op de website kunnen we daar een knop naartoe zetten. Wil je dat het op je eigen site gebeurt, dan hangt het af van de koppeling met je software.
Mogen we de ledenlijst in het ledenportaal zetten?
Niet zomaar. Volgens de KVK mag een vereniging een ledenlijst alleen delen als daar toestemming voor is, en dan alleen de gegevens die nodig zijn. Een teamlijst met voornamen en telefoonnummers kan, als de leden daarmee hebben ingestemd.
Wie beheert de accounts?
Meestal de ledenadministrateur of secretaris. Die krijgt de rechten om leden toe te voegen en te verwijderen, zonder bij de instellingen van de site te kunnen. Bij een bestuurswissel gaat die taak mee in de overdracht; zie website zelf bijhouden.
Kunnen we verschillende groepen verschillende pagina's laten zien?
Ja. Een team, een commissie of het bestuur kan elk een eigen deel krijgen. Dat stellen we in bij de bouw en kan het bestuur later uitbreiden.
Werkt het ledenportaal op de telefoon?
Ja. De hele site is mobiel, ook het ingelogde deel. Leden blijven ingelogd op hun eigen telefoon als ze dat willen.
Een ledenportaal op de website van je vereniging
Vertel hoeveel leden er moeten inloggen en wat er achter de inlog moet. Binnen één werkdag krijg je een vaste prijs.